Wenn Sie von einem bestehenden Zeiterfassungssytem in ‘dieZeiterfassung’ wechseln, verfügt jeder bestehende Mitarbeiter meist bereits über einen aktuellen Urlaubs-, und/oder Stundensaldo der in das neue System übertragen werden soll.
Hierfür empfiehlt es sich, den Urlaubs- und/oder Stundensaldo des Vormonats als Basis hierfür heranzuziehen.
BEISPIEL:
Ziel: reale Zeiterfassung ab September (empfehlenswert ist es immer am 01. des Monats zu starten, da dann die Urlaubs- und Zeitsaldi korrekt übernommen werden können) und Übernahme Urlaubs- und Zeitsaldo (Plus- oder Minussaldo) per 31.08.
Vorgehen: Um die Saldi per 31.08. eintragen zu können, muss zuerst für den jeweiligen Mitarbeiter ein Monatsabschluss des Vormonats (in diesem Fall August) erstellt werden.
Hierfür gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie in der Menü-Übersicht den Reiter 'Personal'. Beim entsprechenden Mitarbeiter klicken Sie dann auf das Symbol 'Monatsübersicht'. |
Jetzt befinden Sie sich in der Monatsansicht des Mitarbeiters des aktuellen Monats (in unserem Beispiel September). Um den Monatsabschluss des Vormonats zu erstellen, muss der Monat gewechselt werden (zu August). Hierfür klicken Sie in der Übersicht auf den Vormonat. |
In der Monatsübersicht scrollen Sie bis ans Ende des Monats. Dort finden Sie eine Übersicht des Monats mit Haben- und Sollzeiten, sowie verbrauchten Urlaubstagen, etc.. Klicken Sie rechts auf den Button 'Abschliessen' um den Monat zu beenden. |
Die Ansicht wechselt auf 'Genehmigen' oder 'Ablehnen'. |
Wechseln Sie nun im Menü auf den Reiter 'Monatsabschlüsse'. In dieser Übersicht sehen Sie sämtliche noch zu bewilligende – aber bereits vom Mitarbeiter abgeschlossene – Monatsabschlüsse.
Um die Saldi einzutragen, klicken Sie auf das Stiftsymbol, am rechten Rand neben dem jeweiligen Mitarbeiter.
Daraufhin öffnet sich die Detailansicht zur Bearbeitung. Sie können im Feld ‘Haben’ (grüne Umrandung) aktuell vorhandene Plusstunden oder im Feld ‘Soll’ (rote Umrandung) eventuelle Minusstunden des Mitarbeiters eintragen. Den offenen Urlaub tragen Sie im Feld ‘Urlaubsanspruch’ (blaue Umrandung) ein. |
Für den Mitarbeiter sind die aktuellen Saldi dann bereits in der Monatsübersicht im oberen Bereich ersichtlich.