Im ersten Schritt erhalten Sie nun Infos wie Sie Mitarbeiter in der Zeiterfassung anlegen.

Im Menü gelangt man über den Punkt 'Personal' in die Personalübersicht. Mit einem Klick auf den Button 'neuer Mitarbeiter’ gelangt man zur Eingabemaske.

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Schritt 1 - Login-Daten festlegen

Im ersten Reiter werden die Login-Daten des Mitarbeiters festgelegt. Für den Login des Mitarbeiters müssen folgende Felder befüllt werden:
  • User-Name
  • E-Mail-Adresse
  • Passwort und Passwortwiederholung
Gemeinsam mit der Sub-Domain für den Einstieg in das System (z.B. firma.diezeiterfassung.at) müssen dem Mitarbeiter der User-Name, sowie das Passwort per Mail übermittelt werden.

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Hinweis:
Der Mitarbeiter kann über die Auswahl von ‘User-Profil’  und ‘Mitarbeiterdaten bearbeiten' die vorgegebenen Einstellungen (User-Name, E-Mail-Adresse, Passwort) für den zukünftigen Einstieg in die Zeiterfassung jederzeit selbstständig ändern.

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Schritt 2 - Stammdaten Mitarbeiter

Wechseln Sie danach auf den Reiter 'Stammdaten' um die persönlichen Daten des Mitarbeiters einzutragen. Pflichtfelder sind Vorname, Nachname, sowie das Feld 'Anrede'

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Schritt 3 - Nutzungsbeginn Software

Wechseln Sie danach auf den Reiter 'HR-Daten', hier müssen Sie festlegen ab wann der Nutzungsbeginn der Zeiterfassungssoftware erfolgt. 

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Schritt 4 - Wochenplan anlegen

Wochenpläne regeln die Arbeitszeiten (Sollzeiten) und sind für jeden Mitarbeiter einzeln zu erstellen. Es können einem Mitarbeiter mehrere Wochenpläne zugeordnet werden, die zeitlich aufeinander folgen.


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Das Feld 'Gültig ab:' bezieht sich auf das Datum ab welchem dieser Wochenplan gültig sein soll und damit die Zeitaufzeichnungen beginnen sollen.
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Im Feld 'wöchentl. Std.' sind die Soll-Wochenarbeitsstunden einzutragen. Je nach Arbeitsausmaß können das zB 40 Wochenstunden, 38.5 Wochenstunden oder auch 20 Wochenstunden sein. 


Mittagspause

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In das Feld 'Mittagspause' ist die Pausendauer der Mittagspause in Minuten einzutragen (zB 30 Minuten). 

Durch Klick auf den Button 'Arbeitsbeginn' und 'Arbeitsende' wird auch die Pausenzeit berücksichtigt. Erfolgt kein 'ausstempeln' der Arbeitszeit wird die Pause von der Gesamt-Tagesarbeitszeit in Abzug gebracht.
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Soll die Pause nicht automatisch in Abzug gebracht werden, kann das durch die Auswahl der Option 'kein automatischer Pausenabzug' erfolgen. 


Hinweis:
Das Arbeitszeitgesetz (§ 11 (1) AZG) schreibt vor, dass bei einer Gesamtdauer der Tagesarbeitszeit von mehr als sechs Stunden die Arbeitszeit durch eine Ruhepause von mindestens einer halben Stunde zu unterbrechen ist (nähere und ergänzende Infos: Arbeitszeitgesetz).

Überstundenpauschalen

Ergänzen Sie im Feld Stunden die vereinbarten durch eine Pauschale abdeckte monatliche Überstunden.

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Überstundenpauschalen können über zwei verschiedene Modelle abgebildet werden. Zur Auswahl stehen zwei Modelle:

-'Überstundenpauschale'
-'Überstundenpauschale monatlich'

Nähere Infos zu den Unterschieden finden Sie hier

Wochenarbeitsplan und Tages-Sollarbeitszeit


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 In der Spalte 'Std. pro Tag' ist die Sollstundenanzahl einzutragen, die Summe daraus muss dem Wert im Feld 'wöchentl. Std.' entsprechen. 
Wenn Sie eine Uhrzeit als Arbeitsbeginn festlegen, ist ein früheres Eintragen nicht möglich. Früher gestempelte Zeiten werden automatisch mit der angegebenen Beginnzeit eingetragen. Genauso verhält es sich mit Arbeitsende. Hier werden keine späteren Zeiten akzeptiert. Soll ein Eintragen der gestempelten Zeiten immer möglich sein, lassen Sie die entsprechenden Felder bitte einfach leer.

Es ist auch möglich z.B. nur den Arbeitsbeginn oder nur das Arbeitsende festzulegen. 

Zu beachten: Uhrzeiten sind im Format hh:mm einzugeben, Kommastellen müssen mit einem Punkt (.) eingegeben werden.

Die Spalte 'Mittagspause' kann leer gelassen werden, wenn Sie eine generelle Mittagspause, dh eine täglich gleich lange Mittagspause festgelegt haben. Dann muss nur im oberen Feld 'Mittagspause' eine Pausendauer festgelegt werden. Diese Zeit wird dann für jeden Arbeitstag angewendet. 

Hier einige Beispiele wie ein vollständig ausgefüllter Wochenplan aussehen könnte:

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Gleitzeitregelung

Um die Gleitzeitvariante zu  nutzen, setzen Sie bei der Box 'Gleitzeit' ein Häckchen. Geben Sie nun die entsprechenden Uhrzeiten im Format hh:mm ein. Weiters müssen in der Spalte 'Std. pro Tag' wieder die täglichen Sollstunden eingetragen werden. Bitte beachten Sie, dass Kommastellen mit einem Punkt (.) eingegeben werden.Image Placeholder

Abwechselnde Wochenpläne

Abwechselnde Wochenpläne (z.B.: Saison Sommer/Winter, wechselnde Schichten) können vorweg angelegt werden – sie werden automatisch ab dem von Ihnen festgelegten Gültigkeitsdatum wirksam.

Dafür legen Sie einfach zwei Wochenpläne an und wählen den nachfolgenden Plan bei der gleichnamigen Option aus.

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Vorlage für (Standard)Wochenplan anlegen

Sie können den Wochenplan auch als Vorlage speichern Hierfür gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie einen aussagekräftigen Vorlagenamen
  2. Setzen Sie danach ein Häckchen in der Box 'als Vorlage speichern'
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Klicken Sie dann zum Abschluss auf den Button 'Speichern' um das Profil fertigzustellen.

optional: Schritt 5 - Urlaubsanspruch automatisch eintragen

Diese Funktion ermöglicht es zukünftige regelmäßige Urlaubsansprüche von Mitarbeitern automatisch eintragen zu lassen.
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Aktivieren Sie die Funktion indem Sie die Checkbox anklicken.
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Danach wählen Sie das Intervall in dem der Urlaubsanspruch eingetragen werden soll. Hier haben Sie die Wahl zwischen monatlich und jährlich. Danach tragen Sie die Anzahl der Tage ein die jeweils automatisch hinterlegt werden sollen (zB 25 Tage bei jährlichem Anspruch oder zB 2.?? Tage bei monatlichem Anspruch). 

Danach wählen Sie aus ab wann diese Ansprüche automatisch eingetragen werden sollen (Jahr und Monat).

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Wie ist der eingetragene Urlaubsanspruch ersichtlich?

Der Urlaubsanspruch wird im Monatsabschluss des jeweils gewählten Monats eingetragen. Bei der Variante 'monatlich' erfolgt ab diesem Monat der Eintrag und in jedem darauffolgenden Monat.

Beispiel
In unserem Beispiel wählen wir den Juli 2020 ab welchem der Urlaubsanspruch jährlich mit 25 Tagen automatisch eingetragen werden soll.

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Schließen die Einstellungen dann per Klick auf den Button 'Speichern' ab.