Im ersten Schritt erhalten Sie nun Infos wie Sie Mitarbeiter in der Zeiterfassung anlegen.


Im Menü gelangt man über den Punkt 'Personal' in die Personalübersicht. Mit einem Klick auf den Button 'neuer Mitarbeiter’ gelangt man zur Eingabemaske.

Image Placeholder

Schritt 1 - Login-Daten festlegen

Im ersten Reiter werden die Login-Daten des Mitarbeiters festgelegt. Für den Login des Mitarbeiters müssen folgende Felder befüllt werden:
  • User-Name
  • E-Mail-Adresse
  • Passwort und Passwortwiederholung
Gemeinsam mit der Sub-Domain für den Einstieg in das System (z.B. firma.diezeiterfassung.at) müssen dem Mitarbeiter der User-Name, sowie das Passwort per Mail übermittelt werden.

Image Placeholder


Hinweis:
Der Mitarbeiter kann über die Auswahl von ‘User-Profil’  und ‘Mitarbeiterdaten bearbeiten' die vorgegebenen Einstellungen (User-Name, E-Mail-Adresse, Passwort) für den zukünftigen Einstieg in die Zeiterfassung jederzeit selbstständig ändern.

 Image Placeholder
 Image Placeholder

Schritt 2 - Stammdaten Mitarbeiter

Wechseln Sie danach auf den Reiter 'Stammdaten' um die persönlichen Daten des Mitarbeiters einzutragen. Pflichtfelder sind Vorname, Nachname, sowie das Feld 'Anrede'
Image Placeholder

Schritt 3 - Nutzungsbeginn Software

Wechseln Sie danach auf den Reiter 'HR-Daten', hier müssen Sie festlegen ab wann der Nutzungsbeginn der Zeiterfassungssoftware erfolgt. 

Image Placeholder

Schritt 4 - Wochenplan anlegen

Wochenpläne regeln die Arbeitszeiten (Sollzeiten) und sind für jeden Mitarbeiter einzeln zu erstellen. Es können einem Mitarbeiter mehrere Wochenpläne zugeordnet werden, die zeitlich aufeinander folgen.

Image Placeholder


 Image Placeholder

Das Feld 
'Gültig ab:' bezieht sich auf das Datum ab welchem dieser Wochenplan gültig sein soll und damit die Zeitaufzeichnungen beginnen sollen.
Image Placeholder 

Im Feld 'wöchentl. Std.' sind die Soll-Wochenarbeitsstunden einzutragen. Je nach Arbeitsausmaß können das zB 40 Wochenstunden, 38.5 Wochenstunden oder auch 20 Wochenstunden sein. 


Mittagspause

 Image Placeholder
In das Feld 'Mittagspause' ist die Pausendauer der Mittagspause in Minuten einzutragen (zB 30 Minuten). 

Durch Klick auf den Button 'Arbeitsbeginn' und 'Arbeitsende' wird auch die Pausenzeit berücksichtigt. Erfolgt kein 'ausstempeln' der Arbeitszeit wird die Pause von der Gesamt-Tagesarbeitszeit in Abzug gebracht.
 
Image Placeholder
 

Soll die Pause nicht automatisch in Abzug gebracht werden, kann das durch die Auswahl der Option 'kein automatischer Pausenabzug' erfolgen. 


Hinweis:
Das Arbeitszeitgesetz (§ 11 (1) AZG) schreibt vor, dass bei einer Gesamtdauer der Tagesarbeitszeit von mehr als sechs Stunden die Arbeitszeit durch eine Ruhepause von mindestens einer halben Stunde zu unterbrechen ist (nähere und ergänzende Infos: Arbeitszeitgesetz).

Überstundenpauschalen

Ergänzen Sie im Feld Stunden die vereinbarten durch eine Pauschale abdeckte monatliche Überstunden.

 Image Placeholder
Überstundenpauschalen können über zwei verschiedene Modelle abgebildet werden. Zur Auswahl stehen zwei Modelle:

-'Überstundenpauschale'
-'Überstundenpauschale monatlich'

Nähere Infos zu den Unterschieden finden Sie hier

Wochenarbeitsplan und Tages-Sollarbeitszeit


In der Spalte 'Std. pro Tag' ist die Sollstundenanzahl einzutragen, die Summe daraus muss dem Wert im Feld 'wöchentl. Std.' entsprechen. 

Image Placeholder

Wenn Sie eine Uhrzeit als Arbeitsbeginn festlegen, ist ein früheres Eintragen nicht möglich. Früher gestempelte Zeiten werden automatisch mit der angegebenen Beginnzeit eingetragen. Genauso verhält es sich mit Arbeitsende. Hier werden keine späteren Zeiten akzeptiert. Soll ein Eintragen der gestempelten Zeiten immer möglich sein, lassen Sie die entsprechenden Felder bitte einfach leer.

Es ist auch möglich z.B. nur den Arbeitsbeginn oder nur das Arbeitsende festzulegen. 

Zu beachten: Uhrzeiten sind im Format hh:mm einzugeben, Kommastellen müssen mit einem Punkt (.) eingegeben werden.

Die Spalte 'Mittagspause' kann leer gelassen werden, wenn Sie eine generelle Mittagspause, dh eine täglich gleich lange Mittagspause festgelegt haben. Dann muss nur im oberen Feld 'Mittagspause' eine Pausendauer festgelegt werden. Diese Zeit wird dann für jeden Arbeitstag angewendet. 

Hier einige Beispiele wie ein vollständig ausgefüllter Wochenplan aussehen könnte:

Image Placeholder

Image Placeholder
Image Placeholder
Image Placeholder

Gleitzeitregelung

Um die Gleitzeitvariante zu  nutzen, setzen Sie bei der Box 'Gleitzeit' ein Häckchen. Geben Sie nun die entsprechenden Uhrzeiten im Format hh:mm ein. Weiters müssen in der Spalte 'Std. pro Tag' wieder die täglichen Sollstunden eingetragen werden. Bitte beachten Sie, dass Kommastellen mit einem Punkt (.) eingegeben werden.

Image Placeholder

Image Placeholder

Abwechselnde Wochenpläne

Abwechselnde Wochenpläne (z.B.: Saison Sommer/Winter, wechselnde Schichten) können vorweg angelegt werden – sie werden automatisch ab dem von Ihnen festgelegten Gültigkeitsdatum wirksam.

Dafür legen Sie einfach zwei Wochenpläne an und wählen den nachfolgenden Plan bei der gleichnamigen Option aus.


Vorlage für (Standard)Wochenplan anlegen

Sie können den Wochenplan auch als Vorlage speichern Hierfür gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie einen aussagekräftigen Vorlagenamen
Image Placeholder
2. Setzen Sie danach ein Häckchen in der Box 'als Vorlage speichern'

Image Placeholder



optional: Schritt 5 - Urlaubsanspruch automatisch eintragen

Diese Funktion ermöglicht es zukünftige regelmäßige Urlaubsansprüche von Mitarbeitern automatisch eintragen zu lassen.

Aktivieren Sie die Funktion indem Sie die Checkbox anklicken.

Image Placeholder

Image Placeholder
Danach wählen Sie das Intervall in dem der Urlaubsanspruch eingetragen werden soll. Hier haben Sie die Wahl zwischen monatlich und jährlich. Danach tragen Sie die Anzahl der Tage ein die jeweils automatisch hinterlegt werden sollen (zB 25 Tage bei jährlichem Anspruch). 

Danach wählen Sie aus ab wann diese Ansprüche automatisch eingetragen werden sollen (Jahr und Monat).
Image Placeholder


Wie ist der eingetragene Urlaubsanspruch ersichtlich?

Der Urlaubsanspruch wird im Monatsabschluss des jeweils gewählten Monats eingetragen. Bei der Variante 'monatlich' erfolgt ab diesem Monat der Eintrag und in jedem darauffolgenden Monat.

Schritt 6 -Speichern

Schließen die Erstellung des Profils dann per Klick auf den Button 'Speichern' ab.