Diese Funktion ermöglicht es zukünftige regelmäßige Urlaubsansprüche von Mitarbeitern automatisch eintragen zu lassen.
Hierfür gehen Sie wie folgt vor:
Rufen Sie im Reiter 'Personal' durch Klick auf den Stift neben dem Namen des entsprechenden Mitarbeiter die Personalakte des Mitarbeiters auf.
Wechseln Sie zum Reiter 'Urlaubsanspruch'.
Aktivieren Sie im ersten Schritt die Funktion. Danach wählen Sie das Intervall in dem der Urlaubsanspruch eingetragen werden soll. Hier haben Sie die Wahl zwischen monatlich und jährlich. Danach tragen Sie die Anzahl der Tage ein die jeweils automatisch hinterlegt werden sollen (zB 25 Tage bei jährlichem Anspruch oder zB 2.25 Tage bei monatlichem Anspruch).
Danach wählen Sie aus ab wann diese Ansprüche automatisch eingetragen werden sollen (Jahr und Monat) und schließen die Einstellungen dann per Klick auf den Button 'Speichern' ab.
BEACHTEN SIE: Der gewählte Monat sollte in der Zukunft liegen, da vergangene (abgeschlossene) Monate nicht berücksichtigt werden.
Wie ist der eingetragene Urlaubsanspruch ersichtlich?
Der Urlaubsanspruch wird im Monatsabschluss des jeweils gewählten Monats eingetragen. Bei der Variante 'monatlich' erfolgt ab diesem Monat der Eintrag und in jedem darauffolgenden Monat.
Beispiel
In unserem Beispiel wählen wir den Juli 2020 ab welchem der Urlaubsanspruch jährlich mit 25 Tagen automatisch eingetragen werden soll.
In der Monatsübersicht des entsprechenden Mitarbeiters zeigt sich danach ein unverändertes Bild:
Erst wenn das Monat abgeschlossen wurde durch Klick auf den Button 'Abschliessen', erfolgt der Eintrag des Urlaubs in diesem Monat. Danach zeigt sich folgendes Bild:
WICHTIG!!!
Der jeweilige Monat muss abgeschlossen werden damit der automatische Eintrag erfolgt.
Über den Menüpunkt 'Personal' haben Sie jederzeit schnell einen Überblick über den aktuellen Stand der abgeschlossenen Monate. Weitere Infos zur Personalübersicht finden Sie hier: Personalübersicht
Um einen Überblick je Mitarbeiter zu bekommen welcher Urlaubssaldo wann eintragen wurde, gehen Sie wie folgt vor: Überblick Eintrag Urlaubsanspruch Vergangenheit
Änderung Eintragungsmonat
Änderung betrifft vergangene Monate
Soll der Urlaubsanspruch (Anzahl der Tage oder Monat der Eintragung) gewechselt werden, ist die Änderung jederzeit möglich, betrifft jedoch keine bereits zurückliegenden und abgeschlossenen Monate.
Hier ist es gegebenenfalls nötig die Einträge händisch zu korrigieren.
Hierfür gehen Sie wie vor wie hier in der Hilfe-Anleitung beschrieben: Urlaub eintragen. Statt jedoch den Urlaub neu zu erfassen, löschen Sie den eingetragen Urlaubssaldo.
Beispiel:
Ursprünglich wurde im Personalakt der Monat Juli für den automatischen Urlaubseintrag gewählt und der Monat auch bereits abgeschlossen.
Hier ersichtlich:
Der zukünftige Urlaubsanspruch sollte jedoch beispielsweise eigentlich bereits ab Juni entstehen. Die entsprechenden Einstellungen wurden geändert:
Der Monat Juni wurde ebenfalls nochmals abgeschlossen wodurch hier der Urlaubsanspruch automatisch erfasst wurde:
Um den Urlaubsanspruch ich Juli zu löschen, ist es nötig den Monatsabschluss des Monats Juli aufzurufen (nähere Infos unter Urlaub eintragen) und dort den automatisch eingetragenen Urlaubssaldo zu löschen.
Änderung betrifft zukünftige Monate
Dies kann jederzeit durchgeführt werden da die Änderung erst in der Zukunft wirksam wird. Es sind keine weiteren Maßnahmen nötig.