Mit Hilfe des Webterminals können mehrere Angestellte über ein zentrales Geräte Arbeitszeiten erfassen.
Über einen individuell generierten Link wird die Terminalansicht abgerufen. Der Link kann auf jedem internetfähigen Gerät – wie beispielsweise auch einem Tablet – aufgerufen werden.
Die Mitarbeiter die dem Terminal zugewiesen sind, benötigen keinen weiteren Login in das Zeiterfassungssystem. Dieser kann jedoch zusätzlich vergeben werden.
Die Eingabe erfolgt nur über einen Button “Arbeitsbeginn” bzw. Arbeitsende. Dadurch ist eine Änderung der Zeiten durch den jeweiligen Mitarbeiter nicht möglich.
Wahlweise kann – pro Mitarbeiter – eine Passwortabfrage aktiviert werden.
Weiters kann eingestellt werden, dass auf dem Terminal nicht ersichtlich ist, ob die anderen Mitarbeiter bereits anwesend sind oder nicht.
Über den Link würde sich der Webterminal für die Mitarbeiter so darstellen:
Je nach gewählter Option kann der jeweilige Mitarbeiter mit und ohne Eingabe eines Passworts buchen.
Im User-Profil haben Sie die Möglichkeit festzulegen ob der Mitarbeiter auf dem Terminal angezeigt werden soll.
ohne Eingabe eines Passworts (Beispieluser Mustermann Maria) | |
mit verpflichtender Eingabe eines Passworts und mit Anzeige des aktuellen Anwesenheitsstatus (Beispieluser Manager Muster) | |
mit verpflichtender Eingabe eines Passworts und ohne Anzeige des aktuellen Anwesenheitsstatus (Beispieluser Terminal Tea) | |
Urlaubs- und Stundensaldo am Webterminal abrufen
Alle können sich mit ihrem Passwort direkt im Terminal einloggen und so ihren aktuellen Urlaubs- und Stundensaldo (vom Vortag) abrufen. Standardmäßig sind die Salden ausgeblendet, können jedoch über das Symbol "Auge" eingeblendet werden.
Abwesenheiten direkt über den Terminal beantragen
Weiters ist es möglich direkt über den Terminal Urlaub und Zeitausgleich zu beantragen.
Projektzeiten erfassen
Über den Webterminal ist es auch möglich, dass Mitarbeiter direkt ihre Projektzeiten über einen Button starten und beenden. Auch das buchen auf Aufgaben, sowie die Textergänzung, ist möglich.
Nähere Informationen zu Projektzeiten finden Sie hier: https://hilfe.diezeiterfassung.at/projektverwaltung
Aktivierung Terminalfunktion
Aktivieren Sie zuerst im Menüpunkt "Einstellungen" die Funktion "Terminal".
Über den angegeben Link gelangen Sie direkt zur Terminalansicht:
Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit weitere Einstellungen für die Webterminals festzulegen.
Über "Konfiguration" können Sie weitere Funktionen freischalten oder auch deaktivieren.
- Funktion "Gesicherte Webterminals" aktivieren
- Salden im Webterminal für Mitarbeiter nicht anzeigen lassen
- Arbeitszeitbuchungen ausschließlich über den Webterminal erlauben
Offene Webterminals
Offene Webterminals können auf unterschiedlichen Geräten geöffnet werden. Es erfolgt keine Bindung an ein bestimmtes Endgerät.
Sobald Sie Abteilungen haben, wird hier automatisch für jede Abteilung ein Link in der Übersicht je Abteilung hinzugefügt. Sie haben auch die Möglichkeit Terminallinks zu deaktivieren, sodass diese nicht mehr aufrufbar sind.
Gesicherte Webterminals
Beim Anlegen eines gesicherten Webterminals wird automatisch ein Einmallink generiert. Dieser kann nur ein einziges Mal aufgerufen werden. Beim ersten Öffnen wird das Webterminal automatisch an das verwendete Gerät gebunden. Eine Nutzung auf weiteren Geräten ist danach nicht mehr möglich.
Das bedeutet für Sie:
- Der Link kann nur einmal verwendet werden
- Er kann nicht weitergegeben oder erneut geöffnet werden
- Er ist ausschließlich für dieses eine Gerät gültig
So beschränken Sie die Zeiterfassung gezielt auf ein bestimmtes Gerät und erhöhen die Sicherheit deutlich.
Zusätzlich können Sie jedem gesicherten Webterminal einen individuellen Namen vergeben. So behalten Sie den Überblick, wenn mehrere Terminals im Einsatz sind – zum Beispiel „Eingangsbereich“, „Werkstatt“, „Produktion Halle 1“ oder „Lager“.
Wenn Sie die Funktion "Gesicherte Webterminals" nutzen wollen, können Sie nach Aktivierung des entsprechenden Webterminals den offenen Webterminal deaktivieren, sodass Zeiten ausschließlich über den neuen Terminallink gebucht werden können.
Wenn Sie gesicherte Webterminals nutzen möchten, generieren Sie für jedes einzelne Terminal einen eigenen Einmallink.
Dabei entscheiden Sie selbst:
- Wie viele gesicherte Webterminals Sie benötigen
- Ob diese auf Firmenebene oder auf Abteilungsebene angelegt werden
- Welche Laufzeit gelten soll
Zur Auswahl stehen folgende Laufzeiten:
- 1 Monat
- 6 Monate
- 1 Jahr
- 10 Jahre
Nach Ablauf der gewählten Laufzeit verliert das jeweilige Terminal automatisch seine Gültigkeit.
Mitarbeiter zum Webterminal hinzufügen
Damit im Webterminal Mitarbeiter angezeigt werden, müssen diese zuvor zum Terminal hinzugefügt werden.
Wechseln Sie hierfür auf den Menüpunkt "Personal".
Klicken Sie auf den Icon "Bearbeiten" neben dem Namen des Mitarbeiters um sein Profil aufzurufen.
Im User-Profil haben Sie jetzt die Möglichkeit festzulegen ob der Mitarbeiter auf dem Terminal angezeigt werden soll.
Je nach gewählter Option zeigt die Terminalansicht dann folgendes Bild:
Abteilungsterminal
Es besteht zusätzlich die Möglichkeit den Web-Terminal auch für einzelne Abteilungen aufzurufen. Wie Sie Abteilungen anlegen und Mitarbeiter zu diesen hinzufügen erfahren Sie hier: Abteilungen
Klicken Sie im Menü links auf den Menüpunkt ‘Abteilungen’.
In der Abteilungsübersicht sehen Sie alle bereits vorhandenen Abteilungen.
Wie sie neue Abteilungen anlegen, erfahren Sie hier
Die Terminalansicht für jede Abteilung stellt sich so dar:
Abhängig davon welcher Abteilung die Mitarbeiter zugewiesen sind, und ob sie für den Terminal freigeschaltet wurden, werden diese dann auf dem Abteilungsterminal angezeigt und können dort ihre Zeiten starten und beenden.
Zusatzfunktionen Konfiguration Webterminal
Saldenanzeige im Terminal deaktivieren
Standardmäßig werden beim Webterminal folgende Salden angezeigt:
- Aktueller Stundensaldo
- Resturlaub
- Bereits verplanter Urlaub
Sie können als Manager selbst entscheiden, ob diese Salden in der Terminalansicht sichtbar sein sollen oder nicht. Die Anzeige ist standardmäßig aktiv, kann jedoch jederzeit deaktiviert werden.
In diesem Fall stellt sich der Webterminal dann so dar:
Desktop-Zugang für Ihre Terminal-User
Sie können Mitarbeitern, die ihre Arbeitszeiten ausschließlich über das Webterminal erfassen, zusätzlich Zugang zur Desktopversion ermöglichen.
Damit wird mehr Transparenz und Eigenverantwortung möglich.
Ihre Mitarbeiter können:
- Bereits gebuchte Arbeitszeiten einsehen
- Ihre aktuellen Stundenstände kontrollieren
- Homeoffice und Dienstreisen eintragen
- Abwesenheiten (z. B. Urlaub oder Krankenstand – je nach Berechtigung) beantragen bzw. erfassen
- Den Monatsabschluss selbstständig durchführen
Nicht möglich ist:
- Arbeitszeiten über die Desktopversion zu starten oder zu beenden
- Bereits erfasste Arbeitszeiten nachträglich zu ändern
- Die eigentliche Arbeitszeiterfassung erfolgt weiterhin ausschließlich über das Webterminal – unabhängig davon, ob Sie offene oder gesicherte Webterminals verwenden.
Diese Funktion betrifft ausschließlich User mit Mitarbeiterrechten, die ihre Zeiten über ein Webterminal buchen.
User mit den Berechtigungen Abteilungsleiter oder Projektleiter + Abteilungsleiter behalten ihren vollen Funktionsumfang.